DIN EN ISO 9001 – „Entwicklung haben Sie immer, oder?“

Dies ist ein weiteres Highlight, das durch die Umstellung der Norm kursiert. Einige Auditoren und Berater meinen, man könne Entwicklung nicht mehr ausschließen. Ob das stimmt?

Ausschlüsse gibt es nicht mehr

Den Ausschluss gibt es nicht mehr. Vielmehr bezeichnen Sie im Geltungsbereich die Themen, die im Sinne der Norm nicht anwendbar sind (was auf den ersten Blick das Gleiche zu sein scheint). Schauen wir auf die Entwicklung (Kapitel 8.3), dann können wir diese durchaus als nicht-anwendbar bezeichnen. Es kommt aber auf den konkreten Fall und die Begründung an. Einfach zu schreiben „Wir betrachten die Entwicklung (8.3) als nicht anwendbar, weil wir keine Entwicklung im Sinne der Norm betreiben.“ ist da etwas dünn.

Wann kann ich die Entwicklung also als nicht-anwendbar definieren?

Dazu sind meines Erachtens drei Voraussetzungen erforderlich. Erstens: Sie betreiben keine Entwicklung oder ähnliches. Zweitens: Die Nichtanwendbarkeit ist begründet und drittens: diese beeinträchtigt die Qualität Ihrer Leistung nicht negativ. Was heißt das konkret?

Beispiele

Machen wir es konkret. Einem Ingenieurbüro oder einem Architekten wird es schwer fallen, wenn nicht sogar unmöglich sein, die Entwicklung als nicht-anwendbar darzustellen. Wie sieht es aber mit einem Produzenten aus, der eine Konstruktionsabteilung hat? Ist Konstruktion gleich immer Entwicklung?

Die Sache mit der Konstruktion

Konstruktion kann Entwicklung sein, muss es aber nicht. Soweit eine Antwort, mit der niemand etwas anfangen kann. Wollen Sie meine Meinung dazu hören? Ok, gibt Ihnen Ihr Kunde alles vor und greifen Sie größtenteils auf Standardkomponenten zurück, dann können Sie die Entwicklung als nicht anwendbar begründen. Eben genau mit diesen Argumenten: alles ist vorgegeben, Standard und existiert bereits.

Anderes Beispiel: Sie sind Maschinenbauer und erhalten detaillierte Zeichnungen und Vorgaben vom Kunden oder Dienstleister (Zeichnungs- oder Entwicklungsbüro) – Sie haben keine Entwicklung im eigenen Haus, müssen aber die Schnittpunkte zu den externen Dienstleistern sauber abbilden.

Sie haben eine Idee. Ihr Kunde fragt nur ganz vage an und Sie setzen sich hin und finden eine Lösung für ihn – ist Entwicklung.

Welche Auswirkung hat das für Sie?

Wenn Sie bereits die Kapitel 7.3 (2008) bzw. 8.3 (2015) erfüllt und abgebildet haben, natürlich nichts. Beide Kapitel sind weitestgehend deckungsgleich geblieben. Also: Eingaben für die Entwicklung, Prototyp, Verifizierung, Validierung etc. wird gefordert. Wenn Sie bisher um die Entwicklung „herum gekommen“ sind, prüfen Sie, ob Sie jetzt die Entwicklung aufnehmen müssen (fragen Sie mich gern). Rechnen Sie auch damit, dass Sie mit einem erhöhten Auditaufwand rechnen müssen und damit auch mit höheren Kosten.

Denken Sie vorher daran…

Lassen Sie es nicht darauf ankommen. Klären Sie vor dem Audit die Frage nach der Entwicklung in Ihrem Unternehmen und dies rechtzeitig. Unterschätzen Sie den Aufwand nicht, wenn Sie feststellen, dass Sie jetzt die Entwicklung beschreiben müssen. Und lassen Sie sich unterstützen, denn damit sparen Sie sich unter Umständen eine Menge unnötiger Arbeit.

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DIN EN ISO 9001:2015 – Risiko! – aber Chancen nicht vergessen

„Wir sind jetzt gezwungen ein total umfangreiches und kompliziertes Risikomanagment einzurichten!“ so oder so ähnlich klingt es, wenn Unternehmer über das Thema „Risiken und Chancen“ in der neuen DIN EN ISO 9001:2015 sprechen. Die Wahrheit ist: brauchen Sie nicht. Doch bevor Sie sich jetzt entspannt zurücklehnen und nicht weiterlesen, verspreche ich Ihnen, dass Sie nach dem Lesen dieses Beitrages etwas besser „durchblicken“.

Risiko?! das ist aber völlig neu

Viele schrecken bei dem Thema erst einmal zusammen. Dabei ist es überhaupt nicht neu. Schon gar nicht, wenn Sie bereits ein QM-System nach DIN EN ISO 9001:2008 führen. An vielen Stellen der überarbeiteten Fassung der Norm stelle ich fest, dass es nichts Neues ist. Aber die normgestaltende Stelle – der Herausgeber der Norm, wenn Sie so wollen – möchte einige Aspekte deutlicher hervorheben, damit diese besser verstanden und umgesetzt werden.

Wo kommt Risiko denn überall vor?

Ohne die Normkapitel zu reiten, ist es etwas schwierig, aber ich versuche es trotzdem. Die Begriffe Risiken und Chancen treffen wir an vielen Stellen.

Interessierte Parteien

Bei den Interessierten Parteien entstehen Risiken und Chancen aufgrund der individuellen Erwartungen und Anforderungen. Wenn ein Kunde beispielsweise eine Top-Beratung erwartet und in ein Geschäft geht, sich beraten lässt und dann im Internet bestellt, dann ist das zwar ärgerlich, aber im Sinne der Norm ein vorhersehbares Risiko. Die Frage ist nur: Wie beuge ich dem vor? (ich könnte zum Beispiel die Beratungstiefe und den -umfang definieren).

Oder wenn Sie Ihre Steuerangelegenheiten nicht einwandfrei regeln, dann wird Ihnen irgendwann das Finanzamt ins Haus rücken und Sie bekommen Probleme (Anforderung Finanzamt = korrekte Buchhaltung, Risiko = Nachzahlungen, Störungen im Betriebsablauf durch umfangreiche Prüfungen).

Wenn Ihre Lieferanten auf pünktliche Zahlung Wert legen (und das tun die meisten), dann ist das eine Erwartung, die sich indirekt auf die Bereitschaft auswirkt, Sie bei Engpässen schnell und unbürokratisch zu unterstützen. Wollen Sie also Partner, die mit Ihnen zusammen am Erfolg Ihres Unternehmens aktiv mitwirken, macht es durchaus Sinn, Rechnungen nicht zu sehr zu strecken.

Apropos Lieferanten: nicht nur aus der Anforderung der Interessierten Partei ergeben sich Chancen und Risiken, sondern auch allein dadurch, dass Sie sich anschauen, wie bin ich mit meinen Lieferanten aufgestellt (Gibt es beispielsweise Dienstleistungen oder Produktgruppen, bei denen ich von einem Großlieferanten abhängig bin?) und wie sind meine Zulieferer aufgestellt (wirtschaftlich sicher?).

Diese Aspekte schauen wir uns in der Beratung zur Umstellung auf die Norm gemeinsam genau an, um individuell die Risiken und Chancen zu identifizieren, die Sie genau betreffen.

Kontext der Organisation

Aus dem Kontext der Organisation ergeben sich auch Risiken und Chancen. Ist Ihr Unternehmen sehr technikorientiert, dann ist der technische Wandel ein Kriterium, das Sie bei Ihrer Risikobetrachtung berücksichtigen sollten. Vielleicht gibt es auf Ihrem Markt einige wenige Mitbewerber (Oligopol). Dann schadet es nicht, sich mit den Stärken und Schwächen dieser auseinander zu setzen und die sich daraus ergebenden Risiken und Chancen einmal zu definieren.

Prozesse

Ich behaupte, dass in fast jedem Prozess ein Risiko und eine Chance steckt. Macht es also Sinn alle Prozesse danach zu durchforsten, wo und an welcher Stelle sich diese finden? Welche Nachricht wollen Sie zuerst lesen? Die gute oder die schlechte?

Ok, nehmen wir zuerst die unangenehme Nachricht. Ja, es macht Sinn sich alle Prozesse anzuschauen. Und wenn Sie bisher ein Handbuch hatten, dass normerfüllend im Regal stand und Ihre Unternehmenspraxis gar nicht mehr abbildet, dann nutzen Sie die Chance der Normumstellung für eine Überarbeitung.

Die gute Nachricht kommt jetzt. Es gibt Wege, wie Sie sich grundsätzlich die Arbeit erleichtern können. Wie das genau funktioniert, würde den Rahmen dieses Beitrages sprengen. Einige Hinweise dazu werden Ihnen helfen, das Thema im richtigen Licht zu betrachten.

Chancen nicht vergessen

Das waren ein paar Hauptaspekte. Ist es Ihnen aufgefallen? Wir haben hauptsächlich die Risiken in den Beispielen betrachtet. Ich stelle immer wieder fest, dass es einfach zu sein scheint, Risiken zu benennen und viel schwerer Chancen zu bezeichnen. In der Beratung lenke ich den Blick sehr konkret auf dieses Thema und es gibt Werkzeuge, mit denen Sie einfach auf die Chancen hingeführt werden.

Nehmen wir eins der vorangegangenen Beispiele, die Kunden. Mit guter, sehr guter Beratung bauen Sie natürlich Kundenbindung auf. Dies geschickt im Verkaufsprozess eingebunden, führt dazu, dass der Kunde eine höhere Hürde zu überwinden hat, um woanders zu kaufen.

Jede Medaille hat zwei Seiten. Deshalb vergessen Sie bei der Betrachtung die Chancen auf gar keinen Fall und lassen Sie sich vielleicht dabei unterstützen.

Wie gehe ich am besten vor?

Jetzt stichwortartig die Vorgehensweise. Wenn Sie Fragen dazu haben, schreiben Sie mir gern.

  1. Risiken und Chancen identifizieren (Interessierte Parteien, Kontext der Organisation, Prozesse u. a.)
  2. Eingriffsgrenzen festlegen (Wann ein Risiko verhindern? Wann eine Chance ergreifen?)
  3. Bewertung der Risiken und Chancen durchführen (FMEA oder eine „abgespeckte“ Version davon)
  4. gemäß der Eingriffsgrenzen Maßnahmen definieren, um das Risiko zu minimieren bzw. die Chance zu nutzen
  5. Abschätzung der voraussichtlichen Verbesserung (Risiko/Chancen-Neubewertung durchführen)
  6. Maßnahmen umsetzen und dokumentieren.

Tabellen, Tools und Ideen

Mein Tipp: gehen Sie einfach daran. Wenn etwas einfach nicht funktioniert, funktioniert es oft einfach nicht. Meine Kunden schätzen die teilweise recht simplen Lösungen, die Sie von mir nutzen. Excel, Word und bestenfalls Visio sind ausreichend.

Wenn Sie mit Ihrem QM-System einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung gehen möchten, dann empfehle ich Ihnen die Dokumentation mit einer Prozessmodellierungs-Software abzubilden. Dazu haben wir im Kollegenkreis eine Software im Einsatz, die absolut in die KMU-Landschaft passt und ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis bringt.

Wenn Sie auch die anderen Themen interessieren, dann besuchen Sie gern die folgende Seite :

DIN EN ISO 9001:2015 – die fünf größten Lügen zur Umstellung und ein kostenloser 7-Fragen-Quick-Check

 

ca. 25.000 ISO 9001-Zertifikate in Gefahr?!

In Deutschland werden derzeit laut ISO (International Organization for Standardization) fast 53.000 Zertifikate nach DIN EN ISO 9001 geführt. Einige sind bereits seit letztem Jahr nach dem neuen Standard 9001:2015 ausgestellt worden. Noch immer scheut sich eine relativ große Anzahl von Unternehmen die Umstellung von der DIN EN ISO 9001:2008 auf die DIN EN ISO 9001:2015 vorzunehmen. Warum?

Die Gründe sind vielfältig. Es haben sich im Vorfeld der Umstellung ein Wildwuchs an Halbwahrheiten und daraus resultierende Unsicherheiten breit gemacht. Unternehmer fürchten den ungeheuren Mehraufwand, Berater sind teilweise noch immer nicht auf die Anforderungen vorbereitet und über alle Branchen wird geschoben, solange es geht. Doch wie lang geht es denn noch?

Im September 2018 ist Schluss. Dann verlieren alle DIN EN ISO 9001:2008-Zertifikate ihre Gültigkeit. Sie haben also noch Zeit. Ist das aber wirklich so?

Wie bei jeder Umstellung wartet eine große Anzahl von Unternehmen „bis zum letztmöglichen Zeitpunkt“. Hierdurch werden sich auf Seiten der Berater, der Zertifizierungsgesellschaften und der Auditoren Engpässe ergeben. Darunter leidet die Qualität und man läuft Gefahr, das Verfahren nicht mehr zeitgerecht abzuschließen – mit allen Konsequenzen.

Wenn Sie Ihr nächstes Audit nach September 2017 haben, verkürzt sich der letzte Zyklus, da Sie auf jeden Fall im September 2018 die Umstellung abgeschlossen haben müssen. Mehrkosten, die nicht sein müssen, entstehen.

Bereits seit November 2016 haben die ersten meiner Kunden Qualitätsmanagement-Systeme nach DIN EN ISO 9001:2015 mit meiner Unterstützung erfolgreich eingeführt. Wie finden Sie jetzt den richtigen Zeitpunkt umzustellen?

Den richtigen Zeitpunkt gibt es nicht. Aber es gibt eine bewährte Vorgehensweise. Mit der richtigen Planung und einfachen Werkzeugen werden Themen wie Kontext der Organisation, interessierte Parteien, Risiken und Chancen und Wissensmanagement leicht in ihr vorhandenes Qualitätsmanagement-System eingefügt.

Der Aufwand ist überschaubar, wenn Sie wissen wie es geht. Wenn Sie sich mit dem Gedanken anfreunden, bereits in diesem Jahr ein Qualitätsmanagement-System nach der neuen Revision DIN EN ISO 9001:2015 zu führen, dann holen Sie sich zum Beispiel die „Mini-Checkliste mit 7 Fragen“ zu dem Thema.

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Umstellung DIN EN ISO 9001

DIN EN ISO 9001:2015 – was sind eigentlich interessierte Parteien?!

Interessierte Parteien. Was soll das sein? Und wer gehört dazu? Ist das etwas völlig Neues? Nein. Ein paar der interessierten Parteien kennen Sie – eigentlich alle. Und Sie werden sich bei der folgenden Abhandlung mehrfach mit der flachen Hand vor die Stirn schlagen (für die folgenden Kopfschmerzen entschuldige ich mich jetzt schon).

Teilen wir doch erst einmal die interessierten Parteien ein – z.B. in interne und externe. Zu den internen zählen wir die Mitarbeiter, die Führungskräfte, das Management und die oberste Leitung.

Die externen interessierten Parteien sind umfangreicher. Dazu gehören zum Beispiel

  • Banken und Versicherungen
  • Lieferanten und Dienstleister
  • Behörden, z.B. das Finanzamt, das Gewerbeamt und andere
  • Berufsgenossenschaft
  • Kunden

Vielleicht fallen Ihnen selbst auch welche ein, die in Ihrer Branche typisch sind. Warum will aber der Normgeber, dass Sie sich Gedanken über diese Parteien machen? Reichen Kunden und Lieferanten nicht aus? Und wieso könnte sogar Ihr Nachbar eine interessierte Partei sein, die Sie berücksichtigen sollten?

Gehen wir einmal davon aus, dass jede dieser Parteien ein unterschiedliches Interesse an Ihnen hat. Kunden möchten professionelle Beratung und Top-Produkte, einen guten Service und freundliche Mitarbeiter. Der Lieferant möchte pünktlich bezahlt werden, eine eindeutige Bestellung von Ihnen und das Finanzamt wünscht sich, dass Sie Ihre Zahlen ordnungsgemäß und vollständig abliefern, während die Berufsgenossenschaft möchte, dass Sie die Beiträge pünktlich zahlen und Ihre Mitarbeiterzahl korrekt melden. Banken wollen, dass Sie Ihren Zahlungsverpflichtungen pünktlich nachkommen, viel Geld auf dem Konto haben und trotzdem einen Kredit führen (so verdienen sie am meisten).

Neben der Frage, ob es sich hierbei um berechtigte oder unberechtigte Anforderungen handelt, können wir festhalten: jede Forderung zieht ein Risiko und eventuell eine Chance nach sich. In jeder Forderung steckt also erst einmal Potenzial. Ein einfaches Beispiel mag das verdeutlichen.

Kunden wünschen sich professionelle Beratung. Trotzdem gibt es Kunden im Einzelhandel, die dann den Laden verlassen und im Internet billiger bestellen. Den Geschäftsinhaber mag dies ärgern, aus Sicht der Norm ist dies ein völlig emotionsloser Vorgang.

Die Anforderung der interessierten Partei Kunde ist professionelle Beratung. Die Chance, die darin steckt, ist, dass die Kundenbindung verstärkt wird und der Kauf im Laden durchgeführt wird. Das Risiko, das darin steckt, ist, dass der Kunde das Know-How des Verkäufers abgreift und mit diesem neu hinzugewonnen Wissen im Internet billiger kauft (und damit die online-Konkurrenz stärkt).

Macht es also Sinn, sich verstärkt über solche Zusammenhänge Gedanken zu machen? Ich meine ja. Vieles wird Ihnen dabei selbstverständlich vorkommen. Aber vielleicht auch nicht alles. Bleibt noch die Frage, wie Ihr Nachbar zu einer interessierten Partei werden kann.

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Lackiererei, einen holzverarbeitenden Betrieb oder eine Stahlschmiede. Zwangsläufig produzieren Sie Emissionen z.B. in Form von Lärm, Abgasen oder Stäuben. Wenn Sie sich nicht hinreichend in der Vergangenheit mit diesem Thema befasst haben, wird Sie Ihr Nachbar schon irgendwann darauf hinweisen (z.B. durch die Umweltbehörden), dass er ein Interesse an Ihnen hat (wenn sich das eben auch positiver anhört als es tatsächlich ist).

Wie stellen Sie jetzt dies möglichst einfach dar? Nun, dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten und es würde zu weit führen, diese hier komplett darzustellen. Ich denke, dass jeder, der mit MS Office umgehen kann, dies innerhalb von einigen wenigen Stunden umgesetzt hat.

Viel Erfolg.

Infos auch über Umstellung auf DIN EN ISO 9001:2015 (hier klicken) – lesen Sie von den fünf häufigsten Irrtümern, wenn es um die Umstellung geht!

www.stefan.bösebeck.de