DIN EN ISO 9001:2015 – Risiko! – aber Chancen nicht vergessen


„Wir sind jetzt gezwungen ein total umfangreiches und kompliziertes Risikomanagment einzurichten!“ so oder so ähnlich klingt es, wenn Unternehmer über das Thema „Risiken und Chancen“ in der neuen DIN EN ISO 9001:2015 sprechen. Die Wahrheit ist: brauchen Sie nicht. Doch bevor Sie sich jetzt entspannt zurücklehnen und nicht weiterlesen, verspreche ich Ihnen, dass Sie nach dem Lesen dieses Beitrages etwas besser „durchblicken“.

Risiko?! das ist aber völlig neu

Viele schrecken bei dem Thema erst einmal zusammen. Dabei ist es überhaupt nicht neu. Schon gar nicht, wenn Sie bereits ein QM-System nach DIN EN ISO 9001:2008 führen. An vielen Stellen der überarbeiteten Fassung der Norm stelle ich fest, dass es nichts Neues ist. Aber die normgestaltende Stelle – der Herausgeber der Norm, wenn Sie so wollen – möchte einige Aspekte deutlicher hervorheben, damit diese besser verstanden und umgesetzt werden.

Wo kommt Risiko denn überall vor?

Ohne die Normkapitel zu reiten, ist es etwas schwierig, aber ich versuche es trotzdem. Die Begriffe Risiken und Chancen treffen wir an vielen Stellen.

Interessierte Parteien

Bei den Interessierten Parteien entstehen Risiken und Chancen aufgrund der individuellen Erwartungen und Anforderungen. Wenn ein Kunde beispielsweise eine Top-Beratung erwartet und in ein Geschäft geht, sich beraten lässt und dann im Internet bestellt, dann ist das zwar ärgerlich, aber im Sinne der Norm ein vorhersehbares Risiko. Die Frage ist nur: Wie beuge ich dem vor? (ich könnte zum Beispiel die Beratungstiefe und den -umfang definieren).

Oder wenn Sie Ihre Steuerangelegenheiten nicht einwandfrei regeln, dann wird Ihnen irgendwann das Finanzamt ins Haus rücken und Sie bekommen Probleme (Anforderung Finanzamt = korrekte Buchhaltung, Risiko = Nachzahlungen, Störungen im Betriebsablauf durch umfangreiche Prüfungen).

Wenn Ihre Lieferanten auf pünktliche Zahlung Wert legen (und das tun die meisten), dann ist das eine Erwartung, die sich indirekt auf die Bereitschaft auswirkt, Sie bei Engpässen schnell und unbürokratisch zu unterstützen. Wollen Sie also Partner, die mit Ihnen zusammen am Erfolg Ihres Unternehmens aktiv mitwirken, macht es durchaus Sinn, Rechnungen nicht zu sehr zu strecken.

Apropos Lieferanten: nicht nur aus der Anforderung der Interessierten Partei ergeben sich Chancen und Risiken, sondern auch allein dadurch, dass Sie sich anschauen, wie bin ich mit meinen Lieferanten aufgestellt (Gibt es beispielsweise Dienstleistungen oder Produktgruppen, bei denen ich von einem Großlieferanten abhängig bin?) und wie sind meine Zulieferer aufgestellt (wirtschaftlich sicher?).

Diese Aspekte schauen wir uns in der Beratung zur Umstellung auf die Norm gemeinsam genau an, um individuell die Risiken und Chancen zu identifizieren, die Sie genau betreffen.

Kontext der Organisation

Aus dem Kontext der Organisation ergeben sich auch Risiken und Chancen. Ist Ihr Unternehmen sehr technikorientiert, dann ist der technische Wandel ein Kriterium, das Sie bei Ihrer Risikobetrachtung berücksichtigen sollten. Vielleicht gibt es auf Ihrem Markt einige wenige Mitbewerber (Oligopol). Dann schadet es nicht, sich mit den Stärken und Schwächen dieser auseinander zu setzen und die sich daraus ergebenden Risiken und Chancen einmal zu definieren.

Prozesse

Ich behaupte, dass in fast jedem Prozess ein Risiko und eine Chance steckt. Macht es also Sinn alle Prozesse danach zu durchforsten, wo und an welcher Stelle sich diese finden? Welche Nachricht wollen Sie zuerst lesen? Die gute oder die schlechte?

Ok, nehmen wir zuerst die unangenehme Nachricht. Ja, es macht Sinn sich alle Prozesse anzuschauen. Und wenn Sie bisher ein Handbuch hatten, dass normerfüllend im Regal stand und Ihre Unternehmenspraxis gar nicht mehr abbildet, dann nutzen Sie die Chance der Normumstellung für eine Überarbeitung.

Die gute Nachricht kommt jetzt. Es gibt Wege, wie Sie sich grundsätzlich die Arbeit erleichtern können. Wie das genau funktioniert, würde den Rahmen dieses Beitrages sprengen. Einige Hinweise dazu werden Ihnen helfen, das Thema im richtigen Licht zu betrachten.

Chancen nicht vergessen

Das waren ein paar Hauptaspekte. Ist es Ihnen aufgefallen? Wir haben hauptsächlich die Risiken in den Beispielen betrachtet. Ich stelle immer wieder fest, dass es einfach zu sein scheint, Risiken zu benennen und viel schwerer Chancen zu bezeichnen. In der Beratung lenke ich den Blick sehr konkret auf dieses Thema und es gibt Werkzeuge, mit denen Sie einfach auf die Chancen hingeführt werden.

Nehmen wir eins der vorangegangenen Beispiele, die Kunden. Mit guter, sehr guter Beratung bauen Sie natürlich Kundenbindung auf. Dies geschickt im Verkaufsprozess eingebunden, führt dazu, dass der Kunde eine höhere Hürde zu überwinden hat, um woanders zu kaufen.

Jede Medaille hat zwei Seiten. Deshalb vergessen Sie bei der Betrachtung die Chancen auf gar keinen Fall und lassen Sie sich vielleicht dabei unterstützen.

Wie gehe ich am besten vor?

Jetzt stichwortartig die Vorgehensweise. Wenn Sie Fragen dazu haben, schreiben Sie mir gern.

  1. Risiken und Chancen identifizieren (Interessierte Parteien, Kontext der Organisation, Prozesse u. a.)
  2. Eingriffsgrenzen festlegen (Wann ein Risiko verhindern? Wann eine Chance ergreifen?)
  3. Bewertung der Risiken und Chancen durchführen (FMEA oder eine „abgespeckte“ Version davon)
  4. gemäß der Eingriffsgrenzen Maßnahmen definieren, um das Risiko zu minimieren bzw. die Chance zu nutzen
  5. Abschätzung der voraussichtlichen Verbesserung (Risiko/Chancen-Neubewertung durchführen)
  6. Maßnahmen umsetzen und dokumentieren.

Tabellen, Tools und Ideen

Mein Tipp: gehen Sie einfach daran. Wenn etwas einfach nicht funktioniert, funktioniert es oft einfach nicht. Meine Kunden schätzen die teilweise recht simplen Lösungen, die Sie von mir nutzen. Excel, Word und bestenfalls Visio sind ausreichend.

Wenn Sie mit Ihrem QM-System einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung gehen möchten, dann empfehle ich Ihnen die Dokumentation mit einer Prozessmodellierungs-Software abzubilden. Dazu haben wir im Kollegenkreis eine Software im Einsatz, die absolut in die KMU-Landschaft passt und ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis bringt.

Wenn Sie auch die anderen Themen interessieren, dann besuchen Sie gern die folgende Seite (einfach anklicken=>)

DIN EN ISO 9001:2015 – die fünf größten Lügen zur Umstellung und ein kostenloser 7-Fragen-Quick-Check

 


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